Der Franchise-Beirat: Wie das gesamte Franchise-System profitiert!

Unstrittig ist, dass Franchise-Systeme einen funktionierenden und aktiven Beirat brauchen. Seine grundsätzliche Funktion ist meist im Franchise-Vertrag verankert. Die Zusammensetzung und Arbeitsweise regelt eine sogenannte Beiratssatzung. In der Regel kommt ein Beirat zwei bis vier Mal im Jahr zusammen und tagt zu den nachfolgenden Themengebieten:

1. Produkte
2. Werbung (oft auch missverständlich als Marketing bezeichnet)
3. Organisation (IT, Betriebstyp, Handbuch, etc.)
4. Franchise-Partnerschaft (Leistungen der Franchise-Zentrale)

In den meisten Fällen werden drei oder mehr Franchise-Partner stellvertretend für alle Franchise-Partner in regelmäßigen Abständen in den Beirat gewählt. In einem leistungsstarken Beirat sollten zudem auch die Franchise-Geschäftsführung und die Verantwortlichen für das Marketing und die Partnerberatung in gleicher Anzahl vertreten sein.

Warum Beiratsarbeit häufig scheitert

Soweit die Theorie – die Praxis zeigt, dass Franchise-Systeme in Bezug auf die Beiratsarbeit höchst unterschiedlich aufgestellt sind. Die Rolle, die ein Beirat in einem System einnimmt, und die Aufgaben sind häufig nicht klar definiert. Schnell kann es dann dazu kommen, dass der Beirat seinen eigentlichen Nutzen gar nicht entfalten kann. So zeigen Beiräte teilweise wenig bis gar keine ernstzunehmende Aktivität. Ihre Arbeit ist wenig effektiv. In anderen Fällen lässt sich immer wieder beobachten, dass Franchise-Beiräte ihre Franchise-Zentralen unter Druck setzen. Franchise-Geber, die das einfach so hinnehmen, sind schlecht beraten. Sie lassen vor allem eine wichtige Chance aus, ihre Franchise-Partner einvernehmlich und unkompliziert zu führen.

Falsch ist dagegen aber auch die Annahme, dass Beiräte Wesentliches zur Systementwicklung oder zur Entwicklung des Betriebstyps beitragen sollten. Franchise-Partner, die eine Beiratsfunktion haben, sind in der Regel keine Experten des jeweiligen Fachgebiets. Und können das in der Regel auch gar nicht leisten. Und dennoch findet man in vielen Franchise-Systemen beratende, ja teilweise sogar kontrollierende Beiräte. Sie verstehen sich nicht selten als Sprachrohr der Franchise-Partner und versuchen, wie Betriebs- oder Aufsichtsräte zu agieren.

Sieben Regeln für eine funktionierende Beiratsarbeit

Wenn es für alle funktionieren soll, muss der Beirat richtig geführt werden. Er sollte klar entlang seiner Aufgaben gefordert und von allen ernstgenommen werden. In der Praxis zeigt sich, wie einfach das sein kann. Eigentlich müssen nur die folgenden sieben Grundregeln eingehalten werden:

1. Der Franchise-Geber muss genau definieren, was der Beirat für ihn leisten soll. In der Praxis heißt das, dass der Beirat im Allgemeinen und zu jedem Themengebiet im Speziellen eine genaue Aufgabenbeschreibung erhalten muss. TIPP: Gestalten Sie die Aufgaben so, dass Sie als Franchise-Geber die Konzepte, Innovationen und/oder Ideen einbringen. Der Beirat sollte die Details anschließend justieren und über die beste Einführung im Franchise-System diskutieren. Zusätzliche Themen, die Franchise-Partner einbringen, werden gehört und für die nächste Beiratssitzung aufbereitet.
2. Der Franchise-Geber sollte die Funktionen und Aufgaben eines Beirats klar innerhalb des Systems kommunizieren. Ein Beirat sollte sich weder zu einem Kummerkasten entwickeln, noch sich als Sprachrohr aller Franchise-Partner verstehen. TIPP: Installieren Sie in Ihrem Franchise-System einen ständigen Verbesserungsprozess und benennen Sie einen Ihrer Angestellten oder einen externen Berater, der diesen neutral anführt, Anonymität garantiert und sowohl Lob wie Tadel in Ihren Systementwicklungs- oder Innovationsprozess einbringt.
3. Der Franchise-Geber muss seinen Beirat ernstnehmen und dessen Arbeit honorieren. In der Praxis heißt das, dass Sie allen Beiratsmitgliedern gleichermaßen ein Sitzungsgeld für ihren Aufwand bezahlen. TIPP: Verankern Sie in Ihrer Beiratssatzung ein Honorar für jede Beiratssitzung. Denken Sie dabei immer daran, dass das Honorar auch ausdrückt, für wie wertvoll sie die Arbeit des Beirats halten. Wertschätzung können Sie dem Beirat darüber hinaus über eine erstklassige Versorgung entgegenbringen (Reise, Tagungsort, Unterkunft, Verpflegung, etc.).
4. Der Franchise-Geber muss dafür sorgen, dass sich die erfolgreichsten Franchise-Partner für den Beirat aufstellen lassen und gerne Mitglied dieses herausragenden Systemgremiums werden. In der Praxis heißt das, dass es immer mehr Bewerber um einen Sitz im Beirat geben sollte, als freie Plätze. TIPP: Geben Sie der Wahl des Beirats einen ganz besonderen Platz und ein ganz besonderes Gewicht, z.B. im Rahmen der Jahrestagung. Ermöglichen Sie überdies, dass der Beirat über die Ergebnisse seiner Arbeit berichten kann. Stellen Sie ihm dafür auch einen etablierten Kommunikationskanal der Franchise-Zentrale zur Verfügung (z.B. Newsletter, Redezeit auf Tagungen, etc.).
5. Die Beiratssatzung sollte eindeutige Regeln über die Amtszeit, Wiederwahl, Abwahl und Auflösung des Beirats enthalten. In der Praxis heißt das, dass Sie als Franchise-Geber die Regeln der Beiratsarbeit bestimmen müssen und auch können sowie die letztendlich entscheidende Instanz sein sollten. TIPP: Schreiben Sie die Amtszeit eines Beirats auf ein Jahr fest und lassen Sie maximal zwei Wiederwahlen eines einzelnen Mitglieds aus den Reihen der Franchise-Partner zu. Verdeutlichen Sie, dass der Beirat in erster Linie dem Franchise-System als Gesamtes und dem Franchise-Geber im Speziellen dient. Als Systemkopf sollten Sie als Franchise-Geber stets eine beherrschende Stellung im Franchise-Beirat einnehmen und damit auch die Spielregeln der Beiratsarbeit bestimmen.
6. Die Beiratsarbeit darf die Franchise-Partner, die Mitglied sind, nicht mehr als einige wenige Manntage im Jahr kosten. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie als Franchise-Geber die Arbeitsaufträge an den Beirat so gestalten müssen, dass sie mit den zur Verfügung stehenden zeitlichen Ressourcen auch erfüllt werden können. TIPP: Richten Sie für jedes Themengebiet einen Ausschuss ein und besetzten Sie diesen mit einem Franchise-Partner und einem Mitarbeiter der Franchise-Zentrale. Letzterer bringt grundsätzlich detaillierte Entscheidungsvorlagen ein und diskutiert bei Bedarf einzelne Punkte.
7. Auch wenn Beiräte oft als Sprachrohr der Franchise-Partner bezeichnet werden, sollten einzelne Beiratsmitglieder nicht die Macht oder das Gefühl bekommen, im Namen aller sprechen zu müssen oder zu dürfen. In der Praxis heißt das insbesondere, dass der Beirat keine Konten (z.B. Werbekonten, IT-Konten, etc.) prüfen oder Mittelverwendungen attestieren sollte. TIPP: Vermeiden Sie, dass Ihr Franchise-Vertrag treuhänderisch zu verwaltende Gelder vorsieht (Fragen Sie im Zweifel Ihren Anwalt!). Sollte dies derzeit der Fall sein, so weisen Sie einem jeden Kontrollansinnen ein Kostenrisiko zu. Bewährt hat sich, dass der Franchise-Geber dem Beirat ein Testat über die Mittelverwendung vorlegt und nur auf Antrag einzelner Franchise-Partner eine Überprüfung mittels Gutachten vorsieht. Sollte dies keine wesentlichen Abweichungen aufdecken, so müssen die Kosten des Gutachtens vom „Beschwerdeführer“ getragen werden.

Allen Beteiligten in einem Franchise-System sollte klar sein, dass der Beirat nur eine Aufgabe hat: Er soll dem Franchise-Geber die Vervielfältigung seines Betriebstyps und Geschäftserfolgs vereinfachen. Damit dient ein Beirat insbesondere erfolgs- und systemorientierten Franchise-Partnern, die sich bewusst einem kraftvollen und am Markt einheitlich auftretenden System angeschlossen haben, um mit ihren Unternehmen möglichst bald Teil einer bekannten und wertvollen Marke werden.

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