Für die Anbahnung und die Auswahl eines Interessenten, hat sich ein prozessorientiertes Verfahren als erfolgreich erwiesen. Um in diesem Prozess den Überblick zu behalten sollte ein sogenanntes Customer-Relationship-Management (CRM) Tool eingesetzt werden. Webbasierte Systeme eignen sich sehr gut dafür. So kann man auch ohne – oder mit begrenzten IT Ressourcen – professionelle CRM-Systeme nutzen.
Im Internet werden üblicherweise Interessenten über die eigene Webseite und die gängigen Franchiseportale – wie z.B.
- franchiseportal.de,
- franchise-top-10.de,
- franchise-net.de und
- franchisedirekt.com
beworben.
Aber auch Stellenanzeigen im Internet und Tageszeitungen werden genutzt um Interessenten zu finden. Über 75 Prozent der Anfragen kommen per Email oder Internet-Kontaktformulare. Ein automatischer Import der Anfragen in das CRM-System erspart Zeit, schafft Struktur und bietet Datensicherheit.
Wenn eine Interessenten-Anfrage reinkommt, gilt es schnell zu reagieren. Spätestens innerhalb von 24 Stunden reagieren die gut geführten Franchisesysteme auf Anfragen.
Eine Reaktion wäre z.B.
- eine Antwort-Email mit weiteren Informationsunterlagen,
- eine Anweisungen für das weitere Vorgehen,
- ein ausführlicher Fragebogen oder
- ein Anruf um ein telefonisches Interview durchzuführen.
Aus unserer Erfahrung hat sich nachfolgender Ablauf zum Interessenten-Management bewährt.
1. Web-Kontaktformular für Interessenten
Zuerst reicht als Information vom Interessenten aus, ob die Grundvoraussetzungen erfüllt werden. Diese Informationen sollte man über das Webformular oder telefonisch von einem Interessenten erfragen. Die Erfahrung bei den Portalen und vieler Kunden zeigt: Je mehr Fragen gestellt werden, desto weniger Antworten erhält man. Und diese Anfragen sind statistisch auch nicht qualifizierter.
Das Web-Kontaktformular sollte daher im ersten Schritt nur die notwendigsten Informationen abfragen – wie z.B.:
- Kontaktdaten (Anrede, Vor- und Zuname, Anschrift, Telefon, E-Mail)
- Geburtsdatum, Eigenkapital, Starttermin
- Gewünschte Art der Kontaktaufnahme
- Gebietswunsch und Sonstige Information
2. Detail-Informationen einholen
Sind die Grundvoraussetzungen erfüllt, werden im zweiten Schritt weitere Informationen – entweder elektronisch und/oder telefonisch – abgefragt.
- Informationen über benötigte Unterlagen (Lebenslauf, Selbstauskunft, Schufa-Auskunft etc.), zum Konzept und zum weiteren Ablauf versenden,
- Telefon-Termin für Interview vereinbaren (ca. 30 Minuten) und z.B. den unten aufgeführten Interviewbogen – natürlich auf das jeweilige Konzept angepasst – durchführen.
Praktisch ist es, wenn alle Informationen – auch der Fragebogen, Lebenslauf, Selbstauskunft etc. elektronisch zu einem Kontakt in einem CRM-System gespeichert werden können (s. Bild). Damit ist gewährleistet, dass alle relevanten Personen auf die Daten zugreifen können und auch Mitarbeiterwechsel zu keinem nennenswerten Informationsverlust diesbezüglich führen.
3. Franchise-Partner-Auswahl-Interview
Zur Selbstanalyse, ob der Franchise-Partner die – für das jeweilige Franchise-System – wichtigsten Kriterien erfüllt, sollte man zur objektiveren Beurteilung eine Checkliste erstellen. Weiter unten haben wir ein Beispiel dazu dargestellt, welches beliebig angepasst und erweitert werden kann. Hier finden Sie ein Beispiel-Interviewbogen-Interessenten als PDF.
4. Eingang Unterlagen
Gehen weitere Unterlagen vom Interessenten ein, sollten diese ebenfalls direkt einem Kontakt elektronisch zuordbar sein sollten:
- Bewerbungsunterlagen
- Finanzielle Selbstauskunft
- Bonität (Schufa-Auskunft)
- Referenzen / Zeugnisse
- Polizeiliches Führungszeugnis
- Etc.
Wenn das Interview positiv verlaufen ist – und die zurückgesandten Unterlagen ebenfalls in Ordnung sind, sollte ein erstes persönliches Gespräch vereinbart werden.
5. Termin für ein persönliches Kennenlernen
Erfüllt der Interessent das Eignungsprofil, sollte ein persönliches Gespräch folgen – vielleicht sogar ein Hausbesuch beim Interessenten.
Auch professionelle Auswahlbögen durch Eignungsdiagnostiker können eine Unterstützung bei der Auswahl bieten.
6. Schnuppertage / Kurzpraktikum vereinbaren
Sehr zu empfehlen ist auch ein Tages- oder Mehrtages-Praktikum im Pilotbetrieb oder einem Partnerbetrieb – mit anschließender Bewertung des Interessenten.
Je nach Franchisesystem kann – nach einem abschließenden positivem Gespräch mit dem Interessenten – jetzt die vorvertragliche Phase eingeläutet werden: Mit (Vor-) Vertragsunterzeichnung und Einführungsschulung.
