Haben Sie schon mal ein Franchise-Handbuch erstellt? Oder stehen Sie gerade kurz davor, weil Sie als Franchise-Geber expandieren möchten? Dann wissen oder erahnen Sie vielleicht, dass sich ein Handbuch nicht von alleine schreibt. Das spezifische System-Know-how zu ordnen und verständlich zu dokumentieren, sodass es Ihren Franchise-Partnern einen echten Nutzen bringt, ist eine zentrale wie auch herausfordernde Aufgabe. Eine gute Gliederung und Mustervorlagen können Ihnen dabei helfen, um den Prozess zu vereinfachen und zu beschleunigen.
Warum Sie ein Handbuch brauchen
An der Erstellung eines Handbuchs kommen Franchise-Geber nicht vorbei. Aus rechtlicher Sicht sind sie dazu verpflichtet, ihr systemspezifisches Wissen so zu dokumentieren, dass sie es den Franchise-Partnern „übergeben“ können. Und genau diese Aufgabe übernimmt das Franchise-Handbuch. Als Anlage des Franchise-Vertrages enthält es wichtige Leitlinien und Vorschriften, aber auch Empfehlungen oder Checklisten, die den unternehmerischen Alltag erleichtern.
In der Praxis ist vor allem für junge Franchise-Systeme die Dokumentation ihres Wissens eine Herausforderung. Wo soll ich anfangen? Wie detailliert müssen die Inhalte dargestellt werden? Welche Prozesse sind tatsächlich erprobt und sollen bzw. können systemweit adaptiert werden?
Diese und viele weitere Fragen tauchen plötzlich auf. Und dann ist da auch noch die Angst vor dem weißen Blatt Papier. Denn wie heißt es so schön? „Wer schreibt, der bleibt!”
Noch nie war Handbuch-Schreiben so einfach …
Natürlich könnten Sie nun einfach drauflosschreiben. Die digitale Welt macht’s möglich. Ob Redaktionssysteme, Wiki-Software oder die Vielzahl weiterer Collaboration-Tools, noch nie war die Dokumentation und Publikation von Know-how so einfach wie heute.
Doch wer glaubt, sich dank Volltextsuche und Querverweisen keine Gedanken mehr über den Aufbau und die Struktur eines Franchise-Handbuches machen zu müssen, der täuscht sich. Wenn Sie Ihren Franchise-Partnern wirklichen Nutzen stiften möchten, dann sollten Sie Ihr Know-how zunächst gut strukturieren und sorgfältig aufbereiten.
Welche Inhalte gehören ins Franchise-Handbuch?
Die Antwort ist ganz einfach: Das Franchise-Handbuch sollte all das Wissen enthalten, das der Franchise-Partner braucht, um mit seinem Franchise-Betrieb am lokalen und regional Markt erfolgreich zu sein. Das klingt zunächst sehr komplex, muss es aber nicht sein.
Bewährt hat es sich, die Themen für das Franchise-Handbuch in fünf Blöcken zu gliedern. Diese könnten zum Beispiel wie folgt aussehen:
Muster-Gliederung: So können Sie Ihr Franchise-Handbuch aufbauen
TEIL A: Allgemeine Einführung:
- Das Franchise-Handbuch
- Unternehmensparteien (Franchise-Geber, Franchise-Zentrale, Franchise-Partner, die wesentlichen gegenseitigen Verpflichtungen)
- Unternehmensberatung des Franchise-Gebers (insb. Schulungs- und Betreuungskonzept)
TEIL B: Systemspezifische und gesetzliche Vorgaben
- Beschreibung der Unternehmensvision, Strategie und Ziele
- Erfolgsfaktoren / USP
- Marketing-Mix
- Rechtliche und betriebliche Grundlagen
TEIL C: Kernprozesse des Franchise-Partner-Unternehmens
- Regionales Marketing
- Verkauf
- Produktion und Auftragsabwicklung
- Service / After-Sales
TEIL D: Unterstützungsprozesse des Franchise-Partner-Unternehmens
- Personalmanagement
- Back-Office
- IT-Management
- Beschaffung, Eingangslogistik und Lagerhaltung
- Qualitätsmanagement
- Finanz- und Rechnungswesen
TEIL E: Anhang
Der Umfang eines Franchise-Handbuchs variiert natürlich von System zu System. Je nach Branche und Betriebstyp sind manche Inhalte mehr und andere weniger relevant. Das führt dazu, dass die Themen unterschiedlich detailliert bearbeitet werden müssen. Manche Kapitel können vielleicht sogar ganz wegfallen.
Mein Tipp: Franchise-Systeme, die sich im Aufbau befinden, kommen in der Regel mit einem Grundwerk aus. Ein solches Handbuch soll in erster Linie sicherstellen, dass der Franchise-Vertrag erfüllt wird. Verweist der Franchise-Vertrag beispielsweise auf das Handbuch, dann sollten sich die relevanten Themen dort auch wiederfinden. Überlegen Sie als nächstes, welche Themen für Ihren Franchise-Partner tatsächlich erfolgsrelevant sind. Es lohnt sich, in diese Kapitel entsprechend mehr Energie zu stecken, insbesondere dann, wenn Ihnen für die Handbuch-Erstellung nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung stehen.
Im Laufe der Zeit entwickelt sich mit dem Franchise-System auch das Know-how des Systems weiter. Das sollte sich dann auch in der Dokumentation wiederspiegeln und der Detaillierungsgrad weiter zunehmen.
Laden Sie sich unsere detaillierte Mustergliederung für ein Franchise-Handbuch herunter:
So erstellen Sie Ihr Franchise-Handbuch mithilfe einer Mustervorlage
Natürlich haben Sie bei der Erstellung Ihres Handbuchs die Wahl: Sie können auf professionelle Unterstützung zurückgreifen oder sich selbst an die Arbeit machen. Wenn Sie Kosten und Zeit sparen möchten, ist unsere von Rechtsanwälten geprüfte Mastervorlage Franchise-Handbuch eine wertvolle Hilfe.
Es handelt sich dabei um ein Musterhandbuch speziell für Franchise-Geber, das bereits umfangreiche Textbausteine und Vorlagen enthält. Mithilfe einer Anleitung können Sie die Texte nach Ihren Vorgaben und Anforderungen anpassen und das systemspezifische Know-how ergänzen.
Wenn Sie mehr über unsere Mastervorlage Franchise-Handbuch erfahren möchten, dann rufen Sie mich gerne an: 0228-91158.68 oder schreiben Sie mir eine E-Mail an i.rogalsky@peckert.de.
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