Praxistipps: So halten Sie Ihr Franchise-Handbuch aktuell

Zu fast jedem Franchise-Vertrag gehört ein Franchise-Handbuch. Als dessen Anlage beschreibt es notwendige Regelungsinhalte im Detail und dokumentiert das aktuelle Systemwissen für den Franchise-Partner. Doch welcher Franchise-Geber kennt das nicht: Ist die Hürde der Neuerstellung einmal geschafft und das Know-how für den unternehmerischen Erfolg dokumentiert, geht die Arbeit erst richtig los. Ein Handbuch immer aktuell zu halten, ist leichter gesagt als getan. Für viele Franchise-Geber dürfte es sogar eher eine lästige Aufgabe sein, das sich weiterentwickelnde Know-how rund um das lokale Unternehmen, den Markenaufbau sowie die Systemstandards in das Handbuch einzuarbeiten. Nicht selten erlebt man in der Praxis, dass das Franchise-Handbuch mit der Realität fast gar nichts mehr gemein hat. Und das ist nicht nur aus rechtlicher Sicht mehr als bedenklich.

Wie Sie Ihr Franchise-Handbuch mit wenig Aufwand auf dem neuesten Stand halten können.

(1) Heute schon an Morgen denken

Wer diesen Grundsatz bei der Erstellung des Handbuchs beachtet, wird es später leichter haben.

• Eine übersichtliche Gliederung mit klar abgegrenzten Kapiteln ermöglicht es, Themenfelder zu aktualisieren, ohne das gesamte Handbuch prüfen zu müssen.
• Checklisten, Produktlisten oder Prozessdarstellungen, die regelmäßig geändert werden, gehören in den Anhang. Dieser kann bei Bedarf schnell und unkompliziert ausgetauscht werden, ohne Verweise im Fließtext oder Seitenzahlen im Handbuch verändern zu müssen.
• Gesetzliche Bestimmungen können sich schnell ändern. Sie zu dokumentieren und aktuell zu halten, kostet nicht nur Ressourcen, sondern birgt auch Gefahren in Bezug auf die ordnungsgemäße Darstellungsweise. Die Lösung: Verweisen Sie auf eine zuverlässige Quelle, bei der sich der Franchise-Partner regelmäßig informieren sollte.

(2) Schaffen Sie echten Nutzen

Nur wenn das Handbuch die erprobte Praxis abbildet und die dargestellten Erfolgsrezepte den Nerv der Franchise-Partner treffen, wird es auch aktiv genutzt. Und mit dieser stellt sich quasi automatisch ein kontinuierlicher Feedback- und Verbesserungsprozess ein.

• Die Prozessbeschreibungen und Abläufe sollten in der Praxis erprobt, leicht verständlich und anschaulich dargestellt und vor allem einfach umzusetzen sein.
• Vermeiden Sie Widersprüche oder Inkonsistenzen. Diese schaffen Verwirrung und ihre Auflösung kostet Zeit. Zeit, die sich die meisten nicht nehmen.
• Unterstützen Sie eine schnelle Lesbarkeit durch Bilder, visuelle Kennzeichnung (z.B. in Form von Piktogrammen) und eine gute grafische Aufbereitung des Handbuchs. Kein Handbuch wird auf einmal von der ersten bis zur letzten Seite gelesen. Es dient vielmehr als Nachschlagewerk und muss schnell die gesuchten Antworten liefern können.
• Es lebe die digitale Welt. Ein Handbuch sollte heute nicht nur als Online-Fassung über einen PC aufgerufen werden können. Mobiles Internet zählt! Unterwegs und jederzeit via Smartphone oder Tablet im Handbuch die relevanten Themen nachschlagen können, wird immer mehr zum Standard werden.

(3) Nutzen Sie das Handbuch für Ihre Systemführung

Dass Ihr Handbuch zu einem Staubfänger im Regal verkommt, können Sie nur vermeiden, wenn Ihre Mitarbeiter der Systemzentrale das Handbuch „leben“.

• Wird mit dem Handbuch „im Alltag“ gearbeitet, werden Abweichungen zur gelebten Praxis schnell erkannt und können zeitnah behoben werden. Hier sind Ihre Mitarbeiter in der Systemzentrale und vor allem die Partner-Manager gefragt. Sie sind bei den Partnern vor Ort und sollten das Handbuch auch in ihrem Beratungsalltag einsetzen.
• Das Handbuch allein kann Ihre Franchise-Partner nicht zum Erfolg befähigen. Entscheidend sind vielmehr kontinuierliche Schulungen und ein intensiver Erfahrungsaustausch. In diesen sollten die Handbuchinhalte aber aufgegriffen und vertieft werden. Wenn auch Ihr Schulungsleiter das Handbuch nicht kennt oder für unsinnig hält, sollten Sie dringend über eine Neuauflage nachdenken.

„Mit kleinen Schritten großes Bewegen“

So lautet bei der Handbuchpflege die Devise. Wer die obigen Regeln befolgt, wird zwangsläufig Wert auf ein aktuelles Handbuch legen. Nun muss es nur noch einen Verantwortlichen geben, der dafür Sorge trägt, dass Änderungen auch zeitnah ins Handbuch einfließen.

Wer sich die Handbuch-Aktualisierung als ein „großes Projekt“ alle 5 Jahre auf Wiedervorlage legt, wird dagegen feststellen, dass:

a) große Projekte sehr geduldig sind und nicht selten wieder links liegen gelassen werden. Ganz nach dem Motto „Es orientiert sich sowieso keiner mehr an dem Handbuch, da kommt es auf ein paar Monate (oder Jahre) auch nicht mehr an.“

b) es einer erneuten Überarbeitung bedarf, noch bevor das neue Werk fertiggestellt ist.

Und noch ein ganz wichtiger Tipp zum Schluss: Als Anlage zum Franchise-Vertrag sollten grundlegende Änderungen am Handbuch immer von einem auf Franchise spezialisierten Anwalt geprüft werden.

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